eventos con éxito

10 Claves para Realizar un Evento de Éxito

Un evento, ya sea una reunión, una conferencia u otro formato profesional, es un acontecimiento que realizan empresas, organizaciones y particulares con distintos fines y objetivos.

En este artículo te ofrecemos las 10 claves principales para que, sea cual sea el tipo de evento corporativo que vas a realizar, se convierta en un éxito rotundo.

Nuestros 10 imprescindibles para un evento de éxito

1) Marca un objetivo

Identifica el propósito general del acontecimiento y cuáles son sus principales objetivos a cumplir. Es de vital importancia que todas las personas implicadas en la organización del mismo conozcan estos objetivos y trabajen en armonía y con una misma finalidad.
objetivo evento

2) Define un presupuesto

Contar con un presupuesto cerrado y bien definido es una de las claves más importantes para saber qué tipo de evento podemos realizar y qué recursos nos podemos permitir. Es imprescindible contar con todos los presupuestos reales posibles para calcular a la perfección de cuánto presupuesto estamos hablando y optimizar cada euro en busca de la mejor opción. 

Además del precio de cada recurso que vamos a usar también deberemos contar con un sobrante para imprevistos. ¡Que no nos descuadre la caja por algo con lo que no contábamos!

3) Planea cada acción

Construye un plan de acción o programa a realizar y, dependiendo de la formalidad y de las dimensiones del evento, aplica un estricto protocolo calculando cada parte, cada posible acontecimiento o cambio. Esto servirá para conducir todas las líneas de acción y para establecer un orden dando seguimiento al 100% del evento en cuestión.

comunicacion en un evento

4) Organización y comunicación

Una de las claves que marcan la diferencia entre la organización de un evento y otro es la comunicación que existe en el equipo organizador. Todos y todas debemos actuar a una, comunicando en cada momento el status de nuestra acción a los demás integrantes del equipo. Ellos, al mismo tiempo, deben hacer lo mismo. Solo así se consigue organizar de forma ordenada y evitamos posibles fallos e imprevistos de última hora.

5) Aprende a delegar

Una sola persona no es capaz de cubrir un evento dependiendo de sus dimensiones y características. Se necesita siempre una red de apoyo, profesionales en distintos campos que puedan cubrir el 100% de las posibilidades y recursos que requiere el acontecimiento. Aprender a delegar y confiar en tu equipo y en la comunicación de la que hablábamos en el punto anterior es más que imprescindible.

delegar en un evento

6) ¡Promociona el evento!

Promociona y haz difusión del evento en los canales adecuados dependiendo de tu público objetivo, ya sea haciendo uso de medios de comunicación masiva o directa. ¡Queremos asegurar la  máxima asistencia con toda la información necesaria expuesta de manera clara! 

No te olvides de difundir antes, durante y después del acontecimiento. Invita, muestra lo que acontece en tu evento a tiempo real y agradece al terminar a tus asistentes, afianzando su interés y asistencia en futuros eventos.

7) Asegura el bienestar de tus asistentes

Mantén en todo momento la seguridad en tu evento. A la hora de planificar, asegúrate que cumples con todas las medidas de seguridad necesarias. No dejes nada al azar, un fallo en la seguridad de tus asistentes podría ser desastroso. Durante el acontecimiento, revisa en todo momento que se cumplen las normas de seguridad básicas y que toda tu audiencia está cómoda y segura.

8) Un buen catering es un must have

Uno de los grandes detalles que marcan la diferencia entre un evento y otro, es, definitivamente, la comida y la bebida. El catering representa la categoría del evento, habla por sí solo. Un catering delicioso y presentado con mimo es el precedente a un asistente satisfecho con su entorno. 

Recuerda atender a las exigencias culinarias y dietéticas de la asistencia, cuida de cada asistente y consigue brindar un servicio de excelencia.

9) Presta atención a todos los detalles

A veces, hasta el más mínimo detalle puede marcar la percepción positiva o negativa de la audiencia sobre tu evento. Cuida cada aspecto para dejar una valiosa y duradera impresión del acontecimiento, la marca y/o la organización.

prestar atencion a los detalles

10) La creatividad marca distancia con tus competidores

Puedes realizar un evento excelente o crear una experiencia en tu audiencia que recuerden el resto de sus vidas. A veces, no necesitamos el mayor presupuesto o recursos de otro planeta. Simplemente haz volar tu mente y explora otras vías para sorprender a tu público. Eleva tu evento a otro nivel haciendo uso de tu imaginación y la de tu equipo, ¿la recompensa? la inmortalidad de tu evento en la mente de sus asistentes.

¿estás pensando en realizar un evento? Pide cotización y cuéntanos cuál es tu idea, te ayudaremos a materializar un evento que dejará sin palabras a tu público.